Цялостно решение за дейности с деца

Управлявай учебни и спортни дейности дигитално – от записване през графици и посещения, до отчитане на приходи и разходи.

Виж повече

Какво е Grafaly Logo

Grafaly е специализирана платформа за управление на дейности с деца в детски градини, училища, школи, клубове и занимални. Тя автоматизира процесите по записване, създаване на групи и отбори, изготвяне на графици, отчет на присъствия, такси и възнаграждения. Платформата обединява три основни модула – Камп, Школа и Учебни заведения, които покриват сезонни активности, курсове и дейности в рамките на учебната година. С интегрирани справки, виртуални плащания и прозрачна отчетност, Grafaly улеснява упраевлението на тези дейности.

Какво е Grafaly Logo

Grafaly е специализирана платформа за управление на дейности с деца в детски градини, училища, школи, клубове и занимални. Тя автоматизира процесите по записване, създаване на групи и отбори, изготвяне на графици, отчет на присъствия, такси и възнаграждения. Платформата обединява три основни модула – Камп, Школа и Учебни заведения, които покриват сезонни активности, курсове и дейности в рамките на учебната година. С интегрирани справки, виртуални плащания и прозрачна отчетност, Grafaly улеснява упраевлението на тези дейности.

ЗА КОГО Е ПОДХОДЯЩО?

Учебни центрове

УЧЕБНИ ЦЕНТРОВЕ

Спортни клубове

СПОРТНИ КЛУБОВЕ

Летни занимални

ЛЕТНИ ЗАНИМАЛНИ

Ски училища

СКИ УЧИЛИЩА

Танцови школи

ТАНЦОВИ ШКОЛИ ЗА
МАЛКИ И ГОЛЕМИ

Семинари и обучения

СЕМИНАРИ И ОБУЧЕНИЯ

МОДУЛ КАМП

Записване на деца

Записване на деца

  • Check icon
    Децата се записват от родител, чрез попълване на онлайн форма за записване с данните на до 3 деца.
  • Check icon
    Системата позволява възможност за прилагане на отстъпка посредством Партньорска програма, която може да се избере от родителя при записването на детето.
  • Check icon
    Оператор също може да записва деца и да прилага отстъпки.
  • Check icon
    Всички записани деца се показват в раздел Обработка на системата, където оператор, за всеки ден може да въвежда присъствия, плащания (в брой или по банка), като при отбелязване на плащане родителят получава имейл с потвърждение, че е заплатил таксата.
Съставяне на групи

Съставяне на групи

  • Check icon
    Grafaly предлага лесно разпределяне на децата по групи, които могат да са различни всеки ден. Всяка група се отнася за конкретна локация. Групите са за различни дейности. Например: Група 1 - Плуване, Група 2 - Плуване, Група 1 - Английски и други.
  • Check icon
    Екрана за разпределяне показва списък с всички записани деца за конкретен ден, с възможност за разпределяне на децата по групи. Цветово се разграничават децата разпределени в групи от неразпределените, като се визуализира и техният брой.
График преподаватели

График преподаватели

  • Check icon
    Оператор има възможност да създава график за всеки преподавател.
  • Check icon
    Системата автоматично пресмята всеки преподавател каква ставка е натрупал според въведения график. За удобство се визуализира графика на всички преподавател по локации.
Съставяне на групи

Приходи и разходи

  • Check icon
    Отчитане на разходи
    Оператор на системата може да добави еднократни разходи, възникнали по време на дейностите или да настрои автоматично начисляване на периодични разходи.
    Видове периодични разходи:
    • Твърда цена на ден – сумата на разхода се добавя всеки ден към разходите за избраната локацията.
    • Цена на присъствие на ден за конкретна група, няколко групи или всички групи в избраната локация – сумата на разхода се добавя за всяко присъствало дете от избраната група, за всеки ден.
    • Цена на присъствие на ден според графика на преподавател - сумата на разход се добавя към възнаграждението на всеки преподавател, който е на работа в съответния ден.
    • Цена на ден на база присъствия от избрана група, няколко групи или всички групи в избраната локация на стъпки – сумата на разхода се начислява всеки ден и зависи от броя на присъствалите деца.
  • Check icon
    Отчитане на приходи
    Системата автоматично, отчита платените суми от такси по групи и локации. Оператора може да въвежда извънредни приходи.
Справки и отчети

Справки и отчети

Видове справки:
Всички справки се експортират в Ексел
  • Check icon
    Справка Записани деца за дата – показва за избран ден списък на деца, които се очаква да пристигнат на конкретната локация
  • Check icon
    Справка Приходи на дата – показва за избран ден, какви плащания са извършени и проследява кой оператор, какъв приход е отчел за деня
  • Check icon
    Справка приходи за период – показва за избран период събраната сума по дни
Отчет приходи и разходи
Отчета представя приходите и разходите за определен месец. Всички въведени приходи и разходи са разделени на:
  • Check icon
    • Приходи от:
    • събрани суми от такси за периода
    • свободни приходи (въведени суми, ръчно от оператор)
  • Check icon
    • Разходи от:
    • изчислени периодични разходи (ежедневно генерираните разходи, според настройките в периодични разходи)
    • свободни разходи - въведени ръчно от оператор
    • натрупани ставки на преподавател

МОДУЛ ШКОЛА

Модулът ШКОЛА предоставя цялостно решение за организиране и управление на учебния процес, като улеснява записването, разпределението и администрирането на обучителните дейности, включително спорт, езиково обучение, изкуства и науки. Всяка учебна година се структурират сезони с ясно дефинирани дати, през които се формират групи, изграждат се графици и се определят ценови оферти за участие. Чрез удобна онлайн система родителите могат да записват децата си в избрани групи, да извършват плащания онлайн през виртуален ПОС терминал, а операторите да управляват записванията, разпределенията, плащанията и присъствията. Системата изчислява ставки за преподавателите на база фиксирани възнаграждения и процент от платените такси, предлага отчети за приходи и разходи.
Записване и разпределяне на деца за учебен период

Записване и разпределяне на деца за учебен период

  • Check icon
    За всяка обучителна година се настройва сезон с начална и крайна дата, в който децата ще се обучават. Всички графици, плащания, присъствия се отнасят за текущия сезон.
  • Check icon
    Във всеки учебен период – сезон, се формират групи и графици и се задават ценови оферти и преподаватели за всяка група.
  • Check icon
    Записване на деца – в системата могат да се записват деца през онлайн регистрационна форма от родител. Родителят попълва данните на детето и своите контакти. След попълването на ЕГН системата определя набора на детето и предлага групите от този набор към които може да бъде записано.
  • Check icon
    Записване от оператор- оператор регистрира детето в системата с данните му и контактите на родителя и след това го записва в групата, в която ще се обучава. По време на учебния период системата позволява преместването на деца в друга група, както и отписване.
Създаване на график за всяка група

Създаване на график за всяка група

След като всички групи са сформирани и причислени към оферта се създава седмичен график на група. Избират се преподавател и помощник преподавател на групата. Избират се дните от седмицата, в които ще се осъществяват учебни занимания, отбелязва се часа за провеждане и вида дейност.
Дневник за присъствия

Дневник за присъствия

За всяка една група, според въведения график, се визуализират дните в месеца, в които е предвидено обучение. Показва се списък на децата за групата, които се очаква да присъстват. Преподавателят въвежда присъствие за всяко дете за съответната дата.
Месечни такси и плащания

Месечни такси и плащания

При записване на детето се формира сумата за месечните такси за учебния период. Таксите са дължими в началото на всеки месец, като има възможност за предплащане на целия период. Системата изпраща автоматични имейли в началото на месеца до родителите за дължима и просрочени такси. В имейлите фигурира линк за плащане с карта през виртуален ПОС терминал в системата. Таксата може да бъде отбелязана като заплатена в брой. Оператор вижда задълженията натрупани до момента на деца по групи, има възможност да промени неплатените такси на конкретно дете.
Отработено време

Отработено време

В профила на всеки учител се задава твърда месечна ставка и % от платените такси от групите, в които преподава през учебния период. Отработените ставки се показват по месец, в персонална страница на всеки учител. В тази страница могат да се добавят причини за бонуси и глоби. Има възможност ставките да се отбелязват, като изплатени.
Отчитане на Разходи

Отчитане на Разходи

Оператор на системата може да добави еднократни разходи, възникнали по време на дейностите или да направи настройка за автоматично начисляване на периодични разходи.
Видове Периодични разходи:
  • Check icon
    Твърда цена на ден – сумата на разхода се добавя всеки ден към разходите за избраната локация
  • Check icon
    Цена на присъствие на ден за конкретна група, няколко групи или всички групи в избраната локация – сумата на разхода се добавя за всяко присъствало дете от избраната група, за всеки ден
  • Check icon
    Цена на ден на база присъствия за конкретна група, няколко групи или всички групи в избраната локация на стъпки - сумата на разхода се начислява всеки ден и зависи от броя на присъствалите деца
Отчитане на Приходи

Отчитане на Приходи

Системата автоматично, отчита платените суми от такси по групи и локации. Оператора може да въвежда извънредни приходи.
Справки

Справки

Видове справки:
Всички справки се експортират в Ексел
  • Check icon
    Събрана сума в брой от касиер
    Тази справка отчита събраните приходи от конкретен касиер на конкретна дата
  • Check icon
    Такси по месец
    Системата дава информация относно събраните, несъбраните и дължимите такси по месеци за избрана група или всички групи.
Отчет приходи и разходи:
Отчета представя приходите и разходите за определен месец. Всички въведени приходи и разходи са разделени на:
  • Check icon
    • Приходи от:
    • събрани суми от такси за периода
    • свободни приходи (въведени суми, ръчно от оператор)
  • Check icon
    • Разходи от:
    • периодични разходи
    • еднократни разходи
    • натрупани ставки за преподавател

МОДУЛ УЧЕБНИ ЗАВЕДЕНИЯ

Модулът Учебни заведения автоматизира процесите по управление на допълнителните дейности в детските градини и училищата и е подходящ за организации, които предлагат футбол, волейбол, баскетбол, аеробика, гимнастика, народни танци, математика, изучаване на език, приложни изкуства, шах, природни науки и други. Работата на модула е съобразена изцяло с учебните процеси и генерира необходимата документация за отчитане на извършените дейности. Работата на системата е организирана по учебни години, които се настройват. Всички записвания на деца, графици и платени такси се извършват в рамките на активната учебна година. Предходните учебни години са достъпни за справки.
Записване и разпределяне на деца за учебен период

  • Check icon
    В системата се създава регистър на Учебните заведения с които Вашата организация работи: Добавят се имена и контакти на Директора и ръководството
  • Check icon
    Избират се дейностите провеждани в това учебно заведение
  • Check icon
    Избира се оферта за всяка дейност
  • Check icon
    Създават се административните групи или класове на съответното учебно заведение
  • Check icon
    Създават се отбори за определени дейности, в които се разпределят децата за провеждане на допълнителните учебни дейности
  • Check icon
    Създава се график по дни и часове по отделно за всеки отбор с треньор и помощник треньор
Създаване на график за всяка група

Записване на деца и разпределяне в отбори

Родителите регистрират децата през онлайн форма, като попълват данните им и своите контакти. Избират учебното заведение, в което учи детето. Системата показва наличните групи или класовете в избраното учебно заведение и дава възможност за избор от допълнителните дейности, които се осъществяват там. Оператор също може да записва деца в системата. След регистрацията, всички деца влизат в списък, от където оператора ги разпределя по отбори, като има възможност да приложи индивидуална отстъпка на всяко дете.
Дневник за присъствия

График и присъствия

Треньора на всеки отбор вижда предварително зададен график с всички деца от отбора и е задължен да нанася присъствията в срок. При отмяна на учебен час се посочва причина и се задава нова дата за отработване.
Месечни такси и плащания

Такси и плащания

Офертите за участие в дейностите могат да бъдат: фиксирана такса на месец или начисляване на такса на всяко посещение. Дължимите такси на всички деца от определена група се визуализират за месеците в учебната година и са разделени по дейности.
  • Check icon
    Плащане с банкова карта през системата

    В началото или в края на месеца системата изпраща имейли до родителите с подкана и линк за плащане с карта.

  • Check icon
    Плащане в брой

    Всеки потребител в системата може да събира такси в брой от индивидуално зададени учебни заведения. За всички събрани в брой такси се начислява комисионна за лицето събрало таксите.

Отработено време

Отчитане на събрани такси в брой

Системата показва всички събрани суми, дължими суми и начислени комисионни поименно за всеки събрал такси в брой. Наличната сума в брой се натрупва, като може да се предаде и отчете частично. Всяко отчитане се запазва в Регистър отчитания.

Отработено време

В профила на всеки Треньор се задава твърда месечна ставка и % от платените такси на отборите, в които преподава през учебната година. Отработените ставки се показват по месец, в персонална страница на всеки учител. В тази страница могат да се добавят бонуси, глоби и причина за всяка от тях. Има възможност ставките да се отбелязват, като изплатени
Отчитане на Приходи

Отчитане към учебно заведение

След края на всеки месец системата автоматично генерира протоколи за всяка група в учебното заведение по дейност. Всеки протокол съдържа информация за присъствията на децата през месеца и дължимите месечни такси. Протоколите се изпращат автоматично до съответните отговорни лица.
Справки

Приходи и разходи

Офертите за участие в дейностите могат да бъдат: фиксирана такса на месец или начисляване на такса на всяко посещение. Дължимите такси на всички деца от определена група се визуализират за месеците в учебната година и са разделени по дейности.
  • Check icon
    Отчитане на Разходи
    Оператор на системата може да добави еднократни разходи, възникнали по време на дейностите.
  • Check icon
    Отчитане на Приходи
    Системата автоматично, отчита платените в брой и с банкова карта суми от такси и ги разпределя по групи и учебни заведения. Оператора може да въвежда извънредни приходи
Справки

Справки

Отчет приходи и разходи:

Отчета представя приходите и разходите за определен месец. Всички въведени приходи и разходи са разделени на:

  • Check icon
    Приходи:
    • Събрани такси за периода
    • Извънредни приходи, въведени ръчно от оператор
  • Check icon
    Разходи
    • Еднократни разходи
    • Ставки за преподавател
    • Ставки за касиер
    • Разходи за учебно заведение