Цялостно решение за дейности с деца

Управлявай учебни и спортни дейности дигитално – от записване през графици и посещения, до отчитане на приходи и разходи.

Виж повече

Какво е Grafaly Logo

Grafaly е специализирана софтуерна платформа за управление на дейности с деца в детски градини, училища, школи, клубове, занимални, сезонни кампове. Тя автоматизира процесите по записване, създаване на групи, изготвяне на графици за преподаватели, отчет на присъствия, информиране за дължими такси, управление на плащанията, онлайн плащане, допълнителни възнаграждения за преподаватели и отчети към учебните заведения. Платформата съдържа три основни модула – Учебни заведения, Школа и Камп.

Какво е Grafaly Logo

Grafaly е специализирана софтуерна платформа за управление на дейности с деца в детски градини, училища, школи, клубове, занимални, сезонни кампове. Тя автоматизира процесите по записване, създаване на групи, изготвяне на графици за преподаватели, отчет на присъствия, информиране за дължими такси, управление на плащанията, онлайн плащане, допълнителни възнаграждения за преподаватели и отчети към учебните заведения. Платформата съдържа три основни модула – Учебни заведения, Школа и Камп.

ЗА КОГО Е ПОДХОДЯЩО?

Учебни центрове

УЧЕБНИ ЦЕНТРОВЕ

Спортни клубове

СПОРТНИ КЛУБОВЕ

Летни занимални

ЛЕТНИ ЗАНИМАЛНИ

Ски училища

СКИ УЧИЛИЩА

Танцови школи

ТАНЦОВИ ШКОЛИ ЗА
МАЛКИ И ГОЛЕМИ

Семинари и обучения

СЕМИНАРИ И ОБУЧЕНИЯ

Кои обичайни проблеми решава?

Телефон
Икона за внимание

Събиране на такси

Значително улеснено поради това, че родителите веднага се информират, подсещат още два пъти в месеца и имат възможност да платят веднага чрез линк от имейла. Парите веднага постъпват по сметката на школата.

Икона за внимание

Записване

Винаги верни данни, структурирани и на едно място в системата, без хартия, грозен почерк и преписване.

Икона за внимание

График

Лесно достъпен график, видим за всички в организацията.

Икона за внимание

Въвеждане на присъствия

Без пропуснати присъствия и грешни списъци. Без забравени деца.

Телефон

МОДУЛ УЧЕБНИ ЗАВЕДЕНИЯ

Модулът УЧЕБНИ ЗАВЕДЕНИЯ автоматизира процесите по управление на допълнителните дейности в детските градини и училищата и е подходящ за организации, които предлагат дейности като математика, програмиране, изучаване на език, футбол, волейбол, баскетбол, аеробика, гимнастика, танци, приложни изкуства, шах, природни науки и много други. Работата на модула е съобразена изцяло с учебните процеси, като се генерира необходимата документация за отчитане на извършените дейности.
Модулът УЧЕБНИ ЗАВЕДЕНИЯ улеснява управлението на дейности, записването на деца, работата с детски групи, формиране на възнаграждение на преподаватели. Отразяват се административните единици на учебното заведение – градински групи за детски градини и паралелки за училища. Чрез удобна онлайн форма родителите могат да записват децата си за избрани дейности, да извършват онлайн плащания, а служителите на школата да управляват записванията, разпределенията, плащанията и присъствията. Родителите получават имейли при регистрация, дължими такси и направени плащания. Системата изчислява възнаграждения за преподавателите, както приходи и разходи.
Училище

Записване на деца и разпределяне в групи

Родителите регистрират децата през онлайн форма, като попълват данните им и своите контакти. Формата е с възможност за вграждане в уеб сайт или за самостоятелно ползване. Има възможност за генериране на QR код за по-лесно отваряне на формата и за поставяне в брошури и рекламни материали. При записване родителите избират учебното заведение, и градинска група или паралелка, както и дейност .Служител на школата също може да записва деца в системата. За всяко дете може да се приложи индивидуална отстъпка.

Предлагаме и дизайн на брошурата с указания за записване и QR код.
Присъствия

Такси и плащания

Системата поддържа различни модели на таксуване за участие в дейностите:
  • Фиксирана месечна такса, независимо от броя посещения, дължима в началото на месеца или след приключване на месеца
  • Такса за всяко посещение – автоматично начисляване при отбелязано присъствие, месечната такса е дължима след приключване на месеца

  • Check icon
    Онлайн плащане с банкова карта чрез линк по имейл

    В началото на месеца системата изпраща имейл до родителите с информация за дължими суми по дейности и линк за плащане с карта. В един имейл са изброени всички дейности, които посещава детето с отделни линкове за плащане, както и неплатените такси, ако има такива. Автоматично, за неплатените такси родители получават подсещащ имейл на 10то, 25то число на месеца.

  • Check icon
    Сигурни и проследими плащания

    Grafaly поддържа онлайн плащания през VPOS с кредитна и дебитна карта. След извършване на плащане:

    • Таксата се отбелязва автоматично в системата
    • Средствата постъпват директно в банковата сметка
    • Родителят получава потвърждение по имейл.

  • Check icon
    Отчитане на събрани такси в брой

    За всяко Учебно заведение може да се определи касиер, който да събира и отбелязва платените такси в брой. Системата показва всички събрани дължими суми от касиер и начислени комисионни за тази дейност.

Плащане Плащане в системата

Възнаграждения на преподаватели

Системата може автоматично да начисли допълнително възнаграждение на преподавателите в зависимост от дейностите, учебните заведения и групи в които са зачислени. В профила на всеки Преподавател се може да се зададе твърдо месечно възнаграждение, възнаграждение като процент от платените такси в групите, в които преподава. Допълнително, системата може да калкулира възнаграждение, базирано на учебен или астрономически час. Информация за собствените възнаграждения е достъпна за всеки учител в неговата персонална страница. Към тях може да се добавят бонуси и глоби.

Отчитане към учебно заведение

След края на всеки месец системата автоматично генерира протоколи по дейност, за всяка градинска група или паралелка в учебното заведение. Всеки протокол съдържа информация за присъствията на децата през месеца, начислените месечни такси и учебната програма. Протоколите се изпращат автоматично до съответните отговорни лица във всяко учебно заведение.

Приходи и разходи

  • Check icon
    Отчитане на Приходи

    Системата автоматично, отчита платените такси. Служители на школата имат възможност да въвеждат еднократни приходи.

  • Check icon
    Отчитане на Разходи

    Оператор на системата може да добави еднократни разходи, възникнали по време на дейностите.

Финансов резултат

Отчетът представя приходите и разходите за определен месец.
  • Check icon
    Приходи:
    • Събрани такси (онлайн и в брой)
    • Еднократни приходи
  • Check icon
    Разходи:
    • Разходи за учебно заведение
    • Възнаграждения за преподавател
    • Възнаграждения за касиер
    • Еднократни разходи
Отчитане

МОДУЛ ШКОЛА

Модулът ШКОЛА предоставя цялостно решение за организиране и управление на учебния процес, като улеснява записването, разпределението и администрирането на обучителните дейности, включително занимални, спорт, танци, науки, езиково обучение и изкуства. Всяка учебна година се формират курсове и групи към тях по локации, съставят се графици на групите и се определят ценови планове. Чрез удобна онлайн форма родителите могат да записват децата си като избират курс и група. Таксите могат да се заплащат както онлайн, така и в брой. През системата всеки преподавател отбелязва присъствията на участниците в неговата група. Има възможност за гъвкаво изчисляване на възнаграждения за преподавателите на база фиксирани ставки и/или процент от платените такси и отчети за приходи и разходи. Поддържа автоматични известия за родителите по имейл при регистрация, начисляване на такса, забавяне на плащане и уведомление при плащане.
Школа

Записване и разпределяне на деца

Check icon
Гъвкаво планиране на учебната година
Курсове и групи могат да се създават по всяко време на учебната година, разделени по локации. Всяка група разполага със собствен график (дни и часове на провеждане), основен и помощник преподавател, както и индивидуален ценови план.
Check icon
Записване на деца
В системата могат да се записват деца през онлайн регистрационна форма. Може да бъде вградена в съществуващ сайт или да се използва самостоятелно, с възможност за генериране на QR код, който да води до нея. Групата в която се запишат децата може да бъде избрана по локация, категория или година на раждане.
Check icon
Онлайн записване
Grafaly поддържа както онлайн записване, така и записване на място в школата. Системата позволява лесно временно спиране, преместване или отписване на дете от дадена група.

Създаване на график за всяка група

Към всеки курс се създават групи по локации, като във всяка група се зачисляват преподаватели и седмичен график за провеждане на часовете. За всяка група могат да се зададат начален и краен месец на работа.

Месечни такси и плащания

При записване на дете в група системата автоматично изчислява месечните такси за целия период на групата. Размерът на таксите се определя съответния ценови план. Таксите са дължими в началото на всеки месец, като има възможност за предплащане на целия период.

Системата позволява лесно и гъвкаво въвеждане на отстъпки:

  • Check icon
    Индивидуално

    За конкретно дете, за отделен месец или за всички негови месечни такси

  • Check icon
    Глобално

    За всички деца за избран месец

Школа списък Школа присъствия

Сигурни и проследими плащания

В началото на месеца системата изпраща имейл до родителите с информация за дължими суми и линк за плащане с карта. Родители получават автоматичен подсещащ имейл за неплатените такси на 10-то и 25-то число на месеца. Grafaly поддържа онлайн плащания през VPOS с кредитна и дебитна карта. След извършване на плащане:

Таксата се отбелязва автоматично в системата
arrow
Средствата постъпват директно в банковата сметка
arrow
Родителят получава потвърждение по имейл

Възнаграждение на преподаватели

Grafaly позволява управление на възнагражденията за всеки преподавател:

  • Check icon

    Фиксирано месечно възнаграждение

  • Check icon

    Процент от платените такси на групите, в които преподава

  • Check icon

    Твърда сума на учебен или астрономически час

  • Check icon

    Комбиниране на различни начини

Допълнително могат да се добавят:

  • Check icon

    Бонуси и глоби

  • Check icon

    Отбелязване на изплатени суми

След маркиране на възнаграждението като изплатено, то автоматично се включва в отчетите за разходи.

Възнаграждения на преподаватели

Отчитане на Разходи

Оператор на системата може да добави еднократни разходи, възникнали по време на дейностите или да направи настройка за автоматично начисляване на периодични разходи.

Видове Периодични разходи:
  • Check icon
    Твърда цена на ден

    Сумата на разхода се добавя всеки ден към разходите за избраната локация

  • Check icon
    Цена на присъствие на ден

    Сумата на разхода се добавя за всяко присъствало дете от избраната група за всеки ден

  • Check icon
    Цена на присъствие на ден на стъпки

    Сумата на разхода се начислява всеки ден и зависи от броя на присъствалите деца, но е обща за всички деца

Отчитане на Приходи

Системата автоматично отчита прихода от платените суми от такси по групи и локации. Оператора може да въвежда еднократни приходи.

Справки

Видове справки:
Всички справки се експортират в Ексел.

  • Check icon
    Събрана сума в брой от касиер

    Тази справка отчита събраните приходи от конкретен касиер на конкретна дата

  • Check icon
    Такси по месец

    Системата дава информация относно събраните, несъбраните и дължимите такси по месеци за избрана група или всички групи. Тази справка отчита събраните приходи от конкретен касиер на конкретна дата

Финансов резултат:
Отчетът представя приходите и разходите за определен месец. Всички въведени приходи и разходи са разделени на:
  • Check icon
    Приходи от:
    • Събрани такси
    • Еднократни приходи
  • Check icon
    Разходи:
    • Периодични разходи
    • Еднократни разходи
    • Възнаграждения за преподавател
Школа справки
Школа финансов резултат

МОДУЛ КАМП

Записване на деца

  • Check icon

    Децата се записват от родител, чрез попълване на онлайн форма с данните. Възможност за записване на повече от едно дете от един родител Формата е подходяща за вграждане в собствен уеб сайт Възможност за генериране на QR код за директна връзка към формата.

  • Check icon

    Системата позволява възможност за прилагане на отстъпка посредством Партньорска програма, която може да се избере от родителя при записването на детето. Възможност за индивидуални отстъпки.

  • Check icon

    Системата предоставя списъци с очаквани деца за всеки ден, като позволява ежедневно разпределяне по групи, отбелязване на присъствия и обработване на плащания (в брой или по банка). При всяко отчетено плащане, родителят автоматично получава електронна квитанция по имейл.

Камп - деца плуват в кану каяк

Съставяне на групи

Системата Grafaly позволява управление на няколко локации едновременно. За всяка локация може да се създават и управляват различни групи по дни, което улеснява гъвкавото планиране и организацията на дейности.

График преподаватели

В системата може лесно да се създава график за всеки преподавател, съобразен с локация, група и ден, като графика се визуализира по локации. Възнагражденията на преподавателите се изчисляват автоматично според въведения график.

Приходи и разходи

  • Check icon
    Гъвкаво отразяване на разходи
    Генериране на автоматични разходи като:
    • Твърда цена на ден – сумата се добавя всеки ден към разходите за избраната локация.
    • Цена на присъствие на ден – сумата на разхода се добавя за всяко присъствало дете от избраната група, за всеки ден.
    • Цена на присъствие на ден според графика на преподавател - сумата на разход се добавя към възнаграждението на всеки преподавател, който е на работа в съответния ден.
    • Цена на присъствие на стъпки – сумата се начислява всеки ден и зависи от броя на присъствалите деца.
  • Check icon
    Отчитане на приходи
    В Grafaly автоматично се отчитат платените суми от такси по групи и локации, като има възможност за въвеждане на свободни разходи.

Справки и отчети

Системата предлага различни видове.
Всички справки могат лесно да се експортират в Excel формат.

  • Check icon
    Справка Записани деца за дата

    Показва за избран ден списък на деца, които се очаква да пристигнат на конкретната локация

  • Check icon
    Справка Приходи на дата

    Показва за избран ден, какви плащания са извършени и проследява кой оператор, какъв приход е отчел за деня

  • Check icon
    Справка приходи за период

    Показва за избран период събраната сума по дни

Финансов резултат:
Отчетът представя приходите и разходите за определен месец. Всички въведени приходи и разходи са разделени на:
  • Check icon
    Приходи от:
    • Събрани такси
    • Еднократни приходи
  • Check icon
    Разходи:
    • Изчислени периодични разходи (ежедневно генерираните разходи, според настройките в периодични разходи)
    • Еднократни разходи
    • Възнаграждения на преподавател
Камп справки и отчети