Какво е

Grafaly е специализирана софтуерна платформа за цялостно управление на дейности с деца в детски градини, училища, спортни и образователни школи, клубове, занимални и сезонни кампове. Тя обединява на едно място онлайн записването, организацията на групи и графици, отчитането на присъствия, начисляването и събирането на такси, онлайн плащанията, комуникацията с родителите, възнагражденията на преподавателите и управленските справки. Така Grafaly намалява ръчната административна работа и осигурява ясна и проследима информация за децата, дейностите и финансите на организацията. Платформата включва три основни модула, съобразени с различните модели на работа — „Школа“, „Учебни заведения“ и „Камп“.

ЗА КОГО Е ПОДХОДЯЩО?

УЧЕБНИ ЦЕНТРОВЕ

СПОРТНИ КЛУБОВЕ

ЛЕТНИ ЗАНИМАЛНИ

СКИ УЧИЛИЩА

ТАНЦОВИ ШКОЛИ ЗА
МАЛКИ И ГОЛЕМИ

СЕМИНАРИ И ОБУЧЕНИЯ

Кои обичайни проблеми решава?

Събиране на такси

Значително улеснено поради това, че родителите веднага се информират, подсещат още два пъти в месеца и имат възможност да платят веднага чрез линк от имейла. Парите веднага постъпват по сметката на школата.

Записване

Винаги верни данни, структурирани и на едно място в системата, без хартия, грозен почерк и преписване.

График

Лесно достъпен график, видим за всички в организацията.

Въвеждане на присъствия

Без пропуснати присъствия и грешни списъци. Без забравени деца.

МОДУЛ ШКОЛА

Сложи ред в школата — от онлайн записването до финансовия резултат

Управлявай курсовете, групите, графиците, таксите, плащанията и възнагражденията на преподавателите от едно място.

За спортни клубове, танцови и музикални школи, езикови и учебни центрове, занимални и организации, които провеждат целогодишни дейности с деца.

Заяви безплатно демо →

Познато ли ти е?

Информацията за децата е разпръсната между таблици, тетрадки и чатове.
Всеки месец проверяваш ръчно кой е платил и кой още дължи такса.
Родителите се обаждат, за да питат за записване, плащане или свободна група.
Преподавателите работят с различни списъци и понякога пропускат присъствия.
Събраните пари в брой трудно се проследяват по служители и локации.
Възнагражденията и финансовият резултат се пресмятат отделно в Excel.

Grafaly обединява тези процеси в една система и дава ясна информация на администратори, преподаватели и касиери.

Организирай цялата учебна година на едно място

Управлявай няколко локации от един профил.
Създавай учебни периоди, курсове и групи.
Определяй начална и крайна дата за всяка група.
Назначавай основен и помощник-преподавател.
Създавай седмичен график с дни и часове на занятията.
Определяй различни ценови планове за отделните курсове.

Всички участници, графици, такси и плащания остават свързани с правилната група и локация.

Школа - курсове и групи за учебната година

Онлайн записване без хартия и преписване

Родителите записват децата чрез удобна онлайн форма от телефон, таблет или компютър.

Формата може да бъде вградена в сайта на школата.
Може да се използва и като самостоятелна страница.
QR код може да бъде поставен върху брошура, плакат или публикация.
Линкът може да води директно към конкретен курс.
Родителят избира курс и група според локация, категория или възраст.
При успешно записване получава автоматично потвърждение по имейл.
Служител може да запише дете на място или по телефон.
Детето може да бъде преместено в друга група или отписано, като историята се запазва.

Графици и присъствия без различни списъци

Веднъж създаденият седмичен график се използва за автоматично генериране на занятията през следващите месеци.

Присъствие с един клик.
Списък на децата за всяка група и дата.
Общ седмичен график по преподаватели.
Информация за основен и помощник-преподавател.
Месечен преглед на посещенията.
Изтегляне на присъствена таблица в PDF.

Администраторът разполага с актуална информация, без да събира отделни списъци от всеки преподавател.

Месечни такси без ръчно начисляване

При записване на дете Grafaly автоматично създава месечните му такси за целия период на групата.

Виждаш за кои месеци се дължи такса.
Следиш платените, предстоящите и просрочените задължения.
Променяш такса за конкретно дете или месец.
Прилагаш промяната за всички бъдещи неплатени такси.
Правиш обща корекция за цяла група.
Записваш основание за всяка промяна.
Системата запазва кой, кога и защо е променил сумата.
Поддържа се предплащане за целия период.

Плащания, които се проследяват автоматично

Таксите могат да се плащат:

онлайн с банкова карта;
в брой;
по банков път.

При онлайн плащане таксата се отбелязва автоматично, а средствата постъпват директно по банковата сметка на организацията.

След отчетено плащане родителят получава потвърждение и електронна платежна бележка по имейл.

Grafaly поддържа персонализирани напомняния за неплатени задължения, които помагат на школата да намали ръчното проследяване на просрочените такси.

Родителят извършва плащане

Таксата се отбелязва автоматично в системата

Средствата постъпват директно по банковата сметка

Родителят получава потвърждение и платежна бележка по имейл

Контрол върху парите в брой

За служителите, които събират такси на място, може да бъде активирана функция „Касиер“.

Определят се локациите, за които касиерът може да приема плащания.
Определя се процентът на неговата комисионна.
При плащане в брой комисионната се изчислява автоматично.
Балансът на касиера се актуализира автоматично.
Проследяват се събраните суми и направените отчитания.
Вижда се сумата, която трябва да бъде предадена.
Регистърът на плащанията позволява филтриране по дата, локация, служител, начин на плащане и дете.

Възнаграждения на преподавателите без отделни таблици

Grafaly позволява възнаграждението да бъде определено чрез:

фиксирана месечна сума;
процент от платените такси на групите;
ставка за учебен или астрономически час;
комбинация от различни модели;
бонуси и удръжки с описание.

Всеки преподавател може да вижда собственото си възнаграждение, без да получава достъп до общата финансова информация.

След отбелязване като изплатена сумата се включва в отчетените разходи.

Школа - възнаграждения на преподавателите

Приходи и разходи — ясна финансова картина

Grafaly отчита автоматично приходите от платените месечни такси.

Допълнително могат да се въвеждат:

еднократни приходи;
еднократни разходи;
периодични разходи с твърда цена на ден;
разходи според броя на присъствалите деца;
разходи на стъпки според посещаемостта;
изплатени възнаграждения на преподаватели.

Финансовият отчет обединява приходите и разходите за избран период и показва крайния резултат.

Справки за ежедневен и управленски контрол

месечни такси

платени и неплатени задължения

намалени и нулеви такси

регистър на плащанията

събрани суми в брой по служител

записани участници

групи по курсове

присъствия по дни и месеци

стандартен график по преподаватели

приходи, разходи и финансов резултат

Основните списъци и финансови справки могат да бъдат експортирани в Excel или PDF според предназначението им.

Всеки вижда само това, което му е необходимо

Администратор

Управлява настройките, курсовете, групите, таксите, плащанията, преподавателите и отчетите.

Преподавател

Вижда своите групи, график, присъствия и собственото си възнаграждение.

Касиер

Приема и отчита плащания само за определените му локации.

Служителите разполагат с необходимата информация, без да получават достъп до данни и финансови отчети извън техните отговорности.

Готов ли си да управляваш школата без хаос и излишни таблици?

Заяви 15-минутна безплатна демонстрация. Ще ти покажем как Grafaly може да бъде настроен според курсовете, групите, локациите и начина на таксуване в твоята организация.

Заяви демо безплатно →

МОДУЛ УЧЕБНИ ЗАВЕДЕНИЯ

Модулът УЧЕБНИ ЗАВЕДЕНИЯ автоматизира процесите по управление на допълнителните дейности в детските градини и училищата и е подходящ за организации, които предлагат дейности като математика, програмиране, изучаване на език, футбол, волейбол, баскетбол, аеробика, гимнастика, танци, приложни изкуства, шах, природни науки и много други. Работата на модула е съобразена изцяло с учебните процеси, като се генерира необходимата документация за отчитане на извършените дейности.

Модулът УЧЕБНИ ЗАВЕДЕНИЯ улеснява управлението на дейности, записването на деца, работата с детски групи, формиране на възнаграждение на преподаватели. Отразяват се административните единици на учебното заведение – градински групи за детски градини и паралелки за училища. Чрез удобна онлайн форма родителите могат да записват децата си за избрани дейности, да извършват онлайн плащания, а служителите на школата да управляват записванията, разпределенията, плащанията и присъствията. Родителите получават имейли при регистрация, дължими такси и направени плащания. Системата изчислява възнаграждения за преподавателите, както приходи и разходи.

Записване на деца и разпределяне в групи

Родителите регистрират децата през онлайн форма, като попълват данните им и своите контакти. Формата е с възможност за вграждане в уеб сайт или за самостоятелно ползване. Има възможност за генериране на QR код за по-лесно отваряне на формата и за поставяне в брошури и рекламни материали. При записване родителите избират учебното заведение, и градинска група или паралелка, както и дейност .Служител на школата също може да записва деца в системата. За всяко дете може да се приложи индивидуална отстъпка.

Предлагаме и дизайн на брошурата с указания за записване и QR код.

Такси и плащания

Системата поддържа различни модели на таксуване за участие в дейностите:

Фиксирана месечна такса, независимо от броя посещения, дължима в началото на месеца или след приключване на месеца
Такса за всяко посещение – автоматично начисляване при отбелязано присъствие, месечната такса е дължима след приключване на месеца

Онлайн плащане с банкова карта чрез линк по имейл
В началото на месеца системата изпраща имейл до родителите с информация за дължими суми по дейности и линк за плащане с карта. В един имейл са изброени всички дейности, които посещава детето с отделни линкове за плащане, както и неплатените такси, ако има такива. Автоматично, за неплатените такси родители получават подсещащ имейл на 10то, 25то число на месеца.
Сигурни и проследими плащания
Grafaly поддържа онлайн плащания през VPOS с кредитна и дебитна карта. След извършване на плащане:
- Таксата се отбелязва автоматично в системата
- Средствата постъпват директно в банковата сметка
- Родителят получава потвърждение по имейл.
Отчитане на събрани такси в брой
За всяко Учебно заведение може да се определи касиер, който да събира и отбелязва платените такси в брой. Системата показва всички събрани дължими суми от касиер и начислени комисионни за тази дейност.

Възнаграждения на преподаватели

Системата може автоматично да начисли допълнително възнаграждение на преподавателите в зависимост от дейностите, учебните заведения и групи в които са зачислени. В профила на всеки Преподавател се може да се зададе твърдо месечно възнаграждение, възнаграждение като процент от платените такси в групите, в които преподава. Допълнително, системата може да калкулира възнаграждение, базирано на учебен или астрономически час. Информация за собствените възнаграждения е достъпна за всеки учител в неговата персонална страница. Към тях може да се добавят бонуси и глоби.

Отчитане към учебно заведение

След края на всеки месец системата автоматично генерира протоколи по дейност, за всяка градинска група или паралелка в учебното заведение. Всеки протокол съдържа информация за присъствията на децата през месеца, начислените месечни такси и учебната програма. Протоколите се изпращат автоматично до съответните отговорни лица във всяко учебно заведение.

Приходи и разходи

Отчитане на Приходи
Системата автоматично, отчита платените такси. Служители на школата имат възможност да въвеждат еднократни приходи.
Отчитане на Разходи
Оператор на системата може да добави еднократни разходи, възникнали по време на дейностите.

Финансов резултат

Отчетът представя приходите и разходите за определен месец.

Приходи:
- Събрани такси (онлайн и в брой)
- Еднократни приходи
Разходи:
- Разходи за учебно заведение
- Възнаграждения за преподавател
- Възнаграждения за касиер
- Еднократни разходи

МОДУЛ КЕМП

Спри да гониш списъци, плащания и присъствия ръчно —
управлявай кемпа на едно място.

За организатори на кемпове, детски лагери и сезонни програми, които искат ред вместо хаос.

Заяви безплатно демо →

Познато ли ти е?

Водиш списъци с деца в Excel или на хартия
Родителите забравят да платят и ти трябва да ги гониш
Пишеш по 10 съобщения на ден кой е платил и кой не
Графикът на преподавателите е хаос при промяна
Не знаеш кой колко дължи и за кой период

Записване на деца — без хартия и без обаждания по телефона

Родителят записва онлайн за 2 минути — попълва електронна форма от телефон, таблет или компютър, избира дати и ценови план, получава имейл потвърждение автоматично. Без да те безпокои.
Квитанция по имейл при всяко плащане — в брой или по банка; родителят получава потвърждение веднага, без да питат „получихте ли плащането?".
Партньорска програма и индивидуални отстъпки — задаваш ги веднъж; при записване отстъпката се прилага автоматично.
QR код за бързо записване — слагаш го в брошура или социалните мрежи и родителите се записват директно от телефона си.

Ежедневна работа — присъствия и плащания за минути

Списък с очакваните деца за деня — виждаш кой трябва да дойде, кой е платил и кой не — веднага, без търсене.
Присъствие с един клик — детето автоматично се включва в застрахователния списък за деня.
Застрахователен списък за 2 секунди — изтегляш Excel с имена и дати на раждане на всички присъстващи с един бутон.
Просрочените плащания се маркират автоматично — редовете с неплатени такси светват в червено.

Групи и разпределение

Няколко локации едновременно — управляваш кемп на повече от едно място от един акаунт, без объркване.
Разпределяш деца по групи за минути — виждаш само присъстващите за деня, разпределяш ги по групи с чекбокс; системата брои автоматично.

График на преподавателите — автоматично изчислени хонорари

Задаваш работни часове веднъж — хонорарът се пресмята сам — въвеждаш начален и краен час; системата изчислява дължимото по зададената тарифа.
Визуален календарен изглед — виждаш кой кога работи и на коя локация с един поглед.
Хонорарите влизат автоматично в разходите — финансовата справка ги включва директно; без ръчно пресмятане.

Валидации срещу грешки — системата не позволява припокриващи се смени или смени в почивни дни.
Преподавателят вижда само своя график — отделна роля с ограничен достъп; не вижда финансова информация.

Приходи и разходи — финансова картина без Excel

Периодичните разходи се генерират сами — въвеждаш „Наем: 150 EUR/ден" веднъж; или на дете спрямо присъствие; или на стъпки спрямо броя деца; системата добавя записа всеки работен ден автоматично.
Еднократни разходи и приходи — материали, спонсорства, дарения; въвеждаш ги с дата и категория.
Финансова справка за всеки период — приходи, разходи и нетен резултат по категории; експорт в Excel с два клика.

Справки и отчети

Кои деца са за конкретна дата? — справка с локация и ценови план за избрания ден.
Колко е събрано днес? — справка „Приходи на дата" с метод на плащане и кой оператор ги е отчел.
Всички справки → Excel с един бутон — готови за счетоводител или застраховател.

Готов да сложиш ред в кемпа си?

Заяви 15-минутно демо — показваме как работи системата с твоите реални данни.

Заяви демо безплатно →

Повече време за децата. По-малко време за администрация.

Какво е

Какво е

ЗА КОГО Е ПОДХОДЯЩО?

Кои обичайни проблеми решава?

Събиране на такси

Записване

График

Въвеждане на присъствия

МОДУЛ ШКОЛА

Сложи ред в школата — от онлайн записването до финансовия резултат

Познато ли ти е?

Организирай цялата учебна година на едно място

Онлайн записване без хартия и преписване

Графици и присъствия без различни списъци

Месечни такси без ръчно начисляване

Плащания, които се проследяват автоматично

Контрол върху парите в брой

Възнаграждения на преподавателите без отделни таблици

Приходи и разходи — ясна финансова картина

Справки за ежедневен и управленски контрол

Всеки вижда само това, което му е необходимо

Готов ли си да управляваш школата без хаос и излишни таблици?

МОДУЛ УЧЕБНИ ЗАВЕДЕНИЯ

Записване на деца и разпределяне в групи

Такси и плащания

Възнаграждения на преподаватели

Отчитане към учебно заведение

Приходи и разходи

Финансов резултат

МОДУЛ КЕМП

Спри да гониш списъци, плащания и присъствия ръчно —управлявай кемпа на едно място.

Познато ли ти е?

Записване на деца — без хартия и без обаждания по телефона

Ежедневна работа — присъствия и плащания за минути

Групи и разпределение

График на преподавателите — автоматично изчислени хонорари

Приходи и разходи — финансова картина без Excel

Справки и отчети

Готов да сложиш ред в кемпа си?

Спри да гониш списъци, плащания и присъствия ръчно —
управлявай кемпа на едно място.